직장인에게 꼭 필요한 정리의 힘 <컴퓨터 파일>

 

 

지금 자신의 컴퓨터 모니터를 들여다 보자. 바탕 하면에 아이콘이 몇 개 정도 깔려 있는가?
평소 파일 하나 찾을 때 최소 1분 이상 소요되는가? 그렇다면 아래 항목 중 자신은 어디에 해당되는 지 생각해보자.

컴퓨터 파일 정리 못하는 사람의 유형
다운로드형 : 사진, 영화, MP3 등 취미 활동으로 다운로드를 많이 하고 모아놓는다.
지레걱정형 : 파일을 하나라도 지우면 큰 문제가 생기는 줄 안다.
얼리어답터형 : 파일을 정리하기보다는 차라리 외장하드를 산다.
정신산란형 : 파일은 무조건 눈에 보여야 안심이라 바탕화면에 가득 띄워놓는다.

 

컴퓨터 파일 정리를 해야 하는 이유

‘처음 구입했을 때 애지중지 아끼던 컴퓨터가 1년 정도만 지나면 속도가 느려진다.
컴퓨터 속도가 느려지는 데는 하루에도 수십 개씩 습관적으로 만들고, 다운받는 파일도 영향을 준다.

하지만 더 중요한 것은 파일명에 대한 규칙을 정하지 않으면 컴퓨터 속도는 둘째 치고, 필요한 파일을 찾는 데 엄청난 시간을 낭비하게 될 것이다. 컴퓨터 파일만 제대로 정리되어도 업무의 효율을 높일 수 있다. 믿기지 어렵다면 오늘 당장 바탕화면부터 정리해보자!

컴퓨터 파일 정리 3단계
1. 파레토의 법칙을 적용하자.

컴퓨터로 파일을 만드는 목적은 무엇일까? 바로 정보를 효율적으로 사용하기 위함이다.
여기서 놓치기 쉬운 두 가지 키워드는 ‘정보’와 ‘사용’이다. 책상 위 물건에도 유효기간이 있듯이, 정보에도 반드시 유효기간이 존재한다. 파레토의 법칙을 파일 정리에 적용해보자면, 파일 중 약 80%는 이미 유효기간이 지난 파일이다.
다른 사람과 더 이상 공유할 일 없는, 앞으로 업무에 활용할 수 없는 자료는 유효기간이 지난 것이니 과감히 삭제하자.
파일은 사용하기 위한 정보인데 보관하려는 태도로 접근하는 직장인이 많이 있다.
파일은 와인처럼 시간이 지날수록 숙성되는 것이 아니다. ‘나와 회사가 원하는 정보를 빠르게 찾겠다’는 태도로 파일 정리에 접근하는 것이 좋다.

 

2. 파일명은 명확하게, 날짜를 포함시켜 만들자.

컴퓨터 파일 정리가 안 되는 이들을 보면, 기존 자료를 업데이트하면서도 ‘다른 이름으로 저장하기’ 기능을 사용해 비슷한 내용의 파일을 계속 만든다. 정리가 힘든 이유는 폴더의 이름과 위치를 정하는 원칙이 전혀 없기 때문이다.
파일명을 명확하게, 날짜를 포함시키는 습관을 만들자. 파일명만 봐도 어떤 문서인지 알 수 있도록 만든다면 파일 찾는 속도가 훨씬 향상될 것이다. 다른 이에게 전달받은 자료라도 자신만의 규칙으로 파일명을 변경시켜야 언제든 쉽게 찾을 수 있다.
예를 들어 ‘기획서_20110920_체인지업 프로그램’ ‘자료_홍길동 대리_2010년 프로모션 현황’처럼 말이다.

3. 업무별 [폴더]를 활용하라.

파일 정리에 가장 효과적인 도구는 ‘폴더’이다. 파일을 정리하기 전에, 현재 하고 있는 업무에 대한 파악부터 명확하게 해야 한다.
자신의 업무를 중요도와 우선순위, 진행순서별로 분류해보자.
예를 들어, 마케팅 담당자라면 기획, 자료조사, 회사 문서, 개인 관련 등 큰 업무별로 분류한 후 폴더를 만들자. 큰 업무 안에 속하는 세부 업무 역시 폴더로 만들면 좋다. 기획 폴더 안에 시장조사, 기획서, 진행, 보고 등 업무순서에 따라 만들거나, A사, B사, C사 등 프로젝트별로 분류하자.
컴퓨터 바탕화면에‘진행중’이라는 폴더를 만들고 현재 진행하고 있는 업무관련 파일을 보관하는 것도 좋은 방법.
그러다 업무가 마무리되면 업무별로 분류된 폴더로 이동시키면 깔끔해진다.단, 컴퓨터에 가득한 파일을 날 잡고 정리하려면 한 달 내내 해도 불가능할 수 있다. 새롭게 폴더를 만들면서 정리를 시작하도록 하자.
기존 폴더에 있던 문서를 사용할 때마다 새로 만든 폴더에 이동시킨 후 보관하면 된다. 그렇게 하나씩 정리하면서 일정한 기간(6개월~1년)이 지나 기존 폴더에 남아 있는 파일만 따로 정리하면 된다. 예전에 일하면서 만든 파일도 정리하고 싶겠지만 그보다 새로 만들어지는 파일을 정리하는 게 더 중요하다는 사실을 명심하자.

출처 : 크레딧뱅크